Công ty IT mới của Founder Tài quyết tâm xây dựng quy trình bài bản ngay từ đầu.
Họ viết một SOP cho việc “”Đặt mua văn phòng phẩm”” dài 7 trang,
bao gồm 4 bước phê duyệt và 2 lần đối chiếu giá. 🤣

🛑 Thách thức:
Khi nhân viên cần một cây bút mới, họ phải dành 15 phút đọc SOP,
1 tiếng chờ phê duyệt và 2 ngày để nhận được bút.
Họ thà tự đi mua bút hơn là tuân thủ hệ thống. 🤦‍♂‍
SOP đã biến từ “công cụ kiểm soát” thành “rào cản làm việc”.

⚡️ Bước ngoặt:
Sau 3 tháng, phòng Kế toán báo cáo: Chi phí mua sắm lặt vặt bằng tiền mặt tăng 300%.
Phân tích cho thấy, nhân viên “tự bỏ tiền túi” vì hệ thống quá chậm.
Tài nhận ra: “Sự kiểm soát quá mức đã tạo ra một hệ thống gian lận ngầm.”

🟢 Kết quả:
Tài tổ chức buổi họp “Đốt SOP”. Anh rút ngắn quy trình mua văn phòng phẩm
xuống thành 1 tin nhắn phê duyệt.
Anh chấp nhận rủi ro nhỏ về chi tiêu để đổi lấy “Tốc độ và sự Hài lòng” của nhân viên.
Công ty quay lại với nguyên tắc: “Quy trình là để hỗ trợ, không phải để trói buộc”.

🤩 Bài học:
Nếu hệ thống vận hành của bạn phức tạp đến mức
mọi người tìm cách “lách luật” thay vì “tuân thủ”, thì hệ thống đó đã thất bại.
“Quy trình tốt là quy trình dễ tuân thủ hơn là lách luật”.

❓ Câu hỏi khai vấn:
Nếu bạn loại bỏ 50% các bước phê duyệt trong quy trình phức tạp nhất của mình,
“thiệt hại tối đa” có thể xảy ra là gì? Nó có đáng với “tốc độ” bạn nhận được không?

👤 COACH HENRY X-HUY
Nhà huấn luyện doanh nghiệp

#Humor #SOP #VậnHành